Maximilian Hofer

Erstelle eine Tabelle von Anwendungsfällen für KI, die alle auf meinen Beruf abgestimmt sind. Diese Tabelle wird als mein persönlicher Leitfaden dienen, der es mir ermöglicht, die Fähigkeiten von KI in verschiedenen Aspekten meines Berufs zu nutzen. Gliedern Sie diese Tabelle in 10 verschiedene Abschnitte, sortiert nach ihrer Relevanz für meinen Beruf. Erstellen Sie in jedem Abschnitt eine Tabelle mit Spalten für "Anwendungsfall" und "Beispielanforderung". Jeder Abschnitt enthält 5 Beispiele für Anwendungsfälle. Die "Beispielanfrage" wird in Form einer direkten Anfrage an KI geschrieben. Beginnen Sie damit, mich nach meinem Beruf zu fragen, und geben Sie darauf basierend meine Interessen, Ziele und Herausforderungen an. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie die Anforderung für 10 Abschnitte und 5 Anwendungsbeispiele in jedem Abschnitt befolgen.

Mein Beruf ist:
Beruf

Meine Aufgaben sind:
Aufgaben

Mein Arbeitgeber beschäftigt sich intensiv mit dem Thema BCM. Es soll von Dir für meine Stelle der komplette Prüfprozess durchgefahren werden.
Du erhältst hierfür zunächst meine Stellenbeschreibung (Anlage 1). Bitte lese diese sorgfältig.
Als Zweites bekommst Du nun eine Ranking-Tabelle (Anlage 2). Diese gilt es nun als nächstes aufgrund folgender Zwischenschritte auszufüllen 

Vor Beginn der eigentlichen Auswertung prüfst Du bitte kurz, ob alle erforderlichen Anlagen vorhanden und auswertbar sind:
- Anlage 1: Stellenbeschreibung / fachliche Beschreibung
- Anlage 2: Ranking-Tabelle
Fehlt eine Anlage oder ist eine Angabe nicht eindeutig erkennbar, führe die Auswertung trotzdem soweit möglich durch. Kennzeichne die betroffenen Felder dann ausdrücklich mit „nicht aus Anlage ableitbar“, „Annahme“ oder „fachlich zu prüfen“.

(HINWEIS: Führe die Analyse vollständig aus, soweit dies auf Grundlage der bereitgestellten Anlagen belastbar möglich ist. Erfinde keine fehlenden Angaben. Triff nur nachvollziehbare Annahmen und kennzeichne diese transparent.):

Schritt 1:
Erstelle aus meiner Stellenbeschreibung (Anlage 1) eine Liste sämtlicher für Dich erkennbaren Prozesse im Sinne des BCM. Definiere hierbei BCM aufgrund der durch die in der Anlage 1 (Präsentation) und ergänzend nach BSI-Standard 200-4 definierten Parameter.
Falls die Vorgaben aus Anlage 1 von der BSI-200-4-Logik abweichen, haben die Vorgaben des Arbeitgebers Vorrang. Weise auf erkennbare Abweichungen knapp hin.

Schritt 2:
Weise die Prozesse des Schritt 1 jeweils der Tabelle (Anlage 2) zu und erstelle somit aus allen Prozessen des Schritt 1 ein Ranking im Sinne der beigefügten Tabelle (Anlage 2).
Nutze die Ranking-Kriterien ausschließlich so, wie sie aus Anlage 2 hervorgehen. Falls einzelne Ranking-Werte nicht eindeutig bestimmbar sind, verwende keine frei erfundenen Werte, sondern markiere diese als „Annahme“ oder „nicht bewertbar auf Grundlage der Anlagen“.

Schritt 3:
Jeder Prozess muss noch durch folgende Fragestellungen manifestiert werden:

Frage 1:
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlagen dürfen nicht erfunden werden. Nenne eine Rechtsgrundlage nur, wenn sie aus den Anlagen ausdrücklich hervorgeht oder aus dem Prozess eindeutig und belastbar ableitbar ist. Ist dies nicht möglich, schreibe: „Rechtsgrundlage nicht aus den Anlagen ableitbar – fachlich/rechtlich zu prüfen.“ Wenn eine Rechtsgrundlage nur wahrscheinlich ist, kennzeichne sie ausdrücklich als „vermutlich“ und begründe dies knapp.

Frage 2:
Verarbeitung personenbezogener Daten (ja/nein)
Falls nicht eindeutig erkennbar ist, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, antworte mit „vermutlich ja“, „vermutlich nein“ oder „nicht eindeutig ableitbar“ und begründe dies kurz.

Frage 3:
Was löst den Prozess aus? (Bitte geben Sie an, welches Ereignis den Prozess auslöst. Hier ist nach Informationsobjekten (z.B. Antrag) bzw. zeitlichen Auslösern (z.B. ein Stichtag) gefragt, nicht nach Menschen oder nach gesetzlichen Grundlagen. Formulierung nach der Konvention "Objekt + Verrichtung" bzw. Substantiv + Verb. Beispiel: "Antrag geht ein".)

Frage 4:
Was ist das Prozessergebnis? (Bitte geben Sie an, was das Ergebnis des Prozesses ist. Hier ist zu beschreiben, welcher Mehrwert bzw. welches Produkt (z.B. Entscheidung, durchgeführte Kontrolle, Bescheid, Genehmigung) durch den Prozess entsteht. Formulierung nach der Konvention "Objekt + Verrichtung" bzw. Substantiv + Verb im Partizip Perfekt. Beispiel: "Reisekosten sind erstattet".)

Frage 5:
Ist der Prozess geschäftskritisch? (Zu den geschäftskritischen Prozessen zählen alle Dienstleitungen, die für den alltäglichen Betrieb wichtig sind. Geschäftskritische Prozesse müssen reibungslos funktionieren. Es kann folgende Kategorien betreffen: 1. Persönliche Unversehrtheit 2. Aufgabenerfüllung 3.Gesetzesverstösse 4. Imageschaden 5. Finanzielle Auswirkungen. Bsp. eines geschäftskritischen Prozesses: im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien -Inobhutnahme von Kindern und Jugendlichen in Gefährdungssituationen)
Als nächstes muss mind. eine Auswahl getätigt werden für folgende Auswahlmöglichkeiten:
•   Es besteht akute Gefahr für Leib und Leben oder gravierende Beeinträchtigungen der persönlichen Unversehrtheit
•   Eine Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit kann nicht ausgeschlossen werden. Funktionsfähigkeit der Organisation:
•   Der Ausfall hat fundamentale und langfristige Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Arbeitsrückstände können nicht mehr aufgeholt werden.
•   Der Geschäftsbetrieb ist massiv eingeschränkt. Arbeitsrückstände sind nur mit erhöhtem Arbeitsaufwand zu kompensieren. Compliance (Gesetze, Vorschriften, Verträge, interne Richtlinien):
•   Es wird in hohen Maß gegen Gesetze verstoßen. Verstöße haben strafrechtliche Konsequenzen, Vertragsverletzungen führen zu ruinösen Konventionalstrafen oder Konsequenzen.
•   Es wird gegen Gesetze verstoßen. Verstöße führen zu erheblichen Konsequenzen, z.B. hohe Bußgelder. Vertragsverletzungen führen zu hohen Konventionalstrafen oder Konsequenzen. Negative Innen- und Außenwirkung:
•   Eine fundamentale, nachhaltige, in der breiten Öffentlichkeit vorhandene Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung, bis hin zu existenzgefährdender Art, ist zu erwarten.
•   Eine erhebliche, nachhaltige Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung ist intern und extern zu erwarten. Finanzielle Auswirkungen:
•   Der finanzielle Schaden hat existenzbedrohende Ausmaße. - Der finanzielle Schaden ist für die Institution erheblich und nachhaltig spürbar.
Bewerte die Geschäftskritikalität nur anhand der erkennbaren Prozessauswirkungen. Wenn die Geschäftskritikalität nicht sicher bestimmbar ist, gib eine vorsichtige Einschätzung ab und kennzeichne sie als „Annahme“.

Frage 6:
Wieviel Tage ist ein Ausfall tolerierbar bis es zu einer Krise kommt? (Bitte geben Sie an ab wann (in Tagen) das Untragbarkeitsniveau erreicht wird. Das Untragbarkeitsniveau tritt ein, wenn die Auswirkungen erheblich und nicht tolerierbar geworden sind. Bsp. Auszahlung von Sozialleistungen)

Frage 7:
Eignet sich der Prozess zur Prozessautomatisierung (RPA)? (Geben Sie an, ob sich der Prozess oder Teilprozessschritte zur Automatisierung (RPA) eignen.
Wichtig:
•   Übertrage bitte die Rankings in Prozess-Steckbriefe, strukturiert entlang eines üblichen BCM-Formulars, wie es auch in der Workshop-Präsentation, siehe Anlage 1 (Prozess-Steckbrief) vorgesehen ist. Die Ausgestaltung soll formularnah, prüffähig und unmittelbar übertragbar in das offizielles Erhebungsformular entsprechend der Anlage 3 sein.
•   Beginne konsequent mit den geschäftskritischen Prozessen der Priorität 1, da diese erfahrungsgemäß zuerst abgefragt und geprüft werden sollten.
•   Das Ergebnis soll als Management Summary (für Verwaltungsspitze / Entscheidungsträger) dienen. Bleibe auf der Meta-Ebene und konzentriere Dich auf die Kernaussagen. Es bedarf keiner weiteren Erläuterung. Die konkrete Beantwortung der Fragen reicht, da der Output im Anschluss direkt in ein online-Formular übernommen wird.
•   Wenn Du noch etwas benötigst, dann sag es bitte ganz offen. Ansonsten bin ich gespannt auf Deine Ergebnisse, für die ich mich bereits an dieser Stelle recht herzlich bedanke.

Das Ergebnis soll BSI-200-4-orientiert formuliert sein und unmittelbar für eine BCM-/BIA-Erhebung nutzbar sein. Eine echte BSI-200-4-Konformität soll nicht behauptet werden, sofern diese nicht durch die vollständigen Unterlagen, die Methodik und die Organisation nachweisbar ist.